Offres d’emploi

Assistant.e administratif et vie associative

Votre mission :

4D oeuvre pour la transition écologique  et sociale par son expertise et ses activités de sensibilisation et mobilisation. Elle partage cette mission avec deux associations se trouvant dans ses locaux, la Fabrique écologique et l’Unadel, une proximité qui les amène à collaborer de plus en plus étroitement et à renforcer des synergies opérationnelles. Ainsi la mission proposée par 4D intègre des tâches communes aux 3 associations

La Mission d’assistant.e administratif et vie associative consiste à :

Accueil et gestion des lieux :

  • accueil téléphonique, accueil réunion, réception e-mails de la boîte générique…
  • relation avec les prestataires pour la maintenance des équipements (copieurs), renouvellement des fournitures
  • répartition du courrier et constitution d’une base documentaire avec les différents rapports, journaux reçus
  • relation avec les prestataires de service : mutuelle, entretien, téléphonie, copieurs…
  • réservation salle de réunion

Logistique événementielle et organisation des groupes de travail :

  • gestion planning : date réunion, envoi des invitations, archivage des comptes rendus pour les groupes de travail interne à 4D et à l’Unadel (bénévoles ou salariés)
  • organisation de déplacements ponctuels
  • mise à jour des calendriers d’évènement sur les sites internet (possibilité de formation interne)
  • envoi des invitations sur des logiciels simples – formation possible sur des logiciels de mise en page
  • préparation des réunions de conseil d’administration et bureau
  • assiste l’organisation des assemblées générales : copies, présence, relance cotisation, relations traiteurs

Tâche administrative / compta

  • établissement de devis, factures
  • collectes de pièces comptables (notes de frais…)
  • scan des éléments comptables et transmission au cabinet comptable
  • classement et archivage
  • relance téléphonique
  • éventuellement suivi de trésorerie et de budget.

Vie associative

  • Mise à jour des bases de données adhérents
  • envoi des courriers
  • envois des reçus fiscaux

Il s’agit donc d’un poste complet avec des missions et des enjeux transverses et variés pour soutenir et assister le président,  la déléguée générale et l’équipe de l’association dans leurs missions et projets.

Le poste est ouvert aux candidat.e.s éligibles au CUI